Haarlem,
09
november
2016
|
12:56
Europe/Amsterdam

BI Next Level: van rapporteren naar analyseren

Marc+Wijnberg

Het uitwisselen van koude ‘excelletjes’ heeft zijn langste tijd gehad bij Inholland. Met informatiemanagers, technisch beheerders, controllers en andere in- en externe informatiespecialisten werkt Marc Wijnberg met het nieuwe programma BI Next Level (Business Intelligence Next Level) aan de nieuwe functionele managementinformatieomgeving van Inholland. De tool Power BI van Microsoft speelt hierin de sleutelrol. “Wil je beter sturen en beter onderwijs aanbieden, dan heb je betere analyse nodig, betere informatie en betere bronbestanden.”

Marc Wijnberg is in mei gevraagd om het programma BI Next Level te leiden om samen met de organisatie tot een managementinformatie-omgeving te komen die breed gedragen wordt in de organisatie en bijdraagt aan het vermogen van het management om de organisatie te sturen op volledige, juiste en betrouwbare informatie.

Aan Marc en betrokkenen de taak om de tool Power BI van Microsoft te implementeren, en alle noodzakelijke verandertrajecten daaromheen in gang te zetten. De tool zet data om in analyses en visuele rapportages en geeft gebruikers op elk niveau inzicht in relevante informatie. ‘Anytime, anyplace en any device’, is daarmee een haalbaar station geworden.

Oude omgeving aan vervanging toe
De omgeving waar Inholland tot dusver op ‘draaide’ is namelijk hard aan vervanging toe. Marc doelt op de ‘hyperion/oracle-omgeving’. “Er draaiden ongeveer 400 standaardrapportages op; jaarwerk, studentinformatie, klassenlijsten, langstudeerrapportages en rapporten van HRM, CSA en ISO. Met die rapporten kon je niet zoveel, behalve dan ze in te lezen in Excel en ze als ad-ins te gebruiken. Dat hele spektakel gaat er nu uit. De omgeving is verouderd, en de software wordt binnenkort niet meer ondersteund. Het is tijd voor wat nieuws. De omgeving blijft tot en met maart 2017 beschikbaar.”

Alleen goede data niet genoeg
Het gaat niet alleen om het vervangen van een systeem en de juiste data, verduidelijkt Marc aan de hand van het ‘vierlagenmodel’. Vier lagen zijn volgens hem essentieel voor een goed werkende ‘business intelligence’. “Je hebt je brondata, die moeten omgezet worden in bruikbare analyses en rapporten, vervolgens heb je de beleidsmensen die de informatie analyseren en op basis daarvan vindt besluitvorming plaats. Je cijfers moeten dus goed zijn, maar je gaat niet heel veel geld investeren als uiteindelijk besluiten niet, of niet goed genomen worden. Dan heb je een leuk project gedraaid, maar de toegevoegde waarde is nul.”

Als voorbeeld van wat straks mogelijk is noemt hij de toetsomgeving. Met behulp van Power BI is straks mogelijk om te zien welke toetsen wel of niet op tijd zijn nagekeken, tot op docent/studentniveau. Ook kunnen die gegevens bijvoorbeeld gekoppeld worden aan studenttevredenheid om de correlatie te onderzoeken. “Deze vragen waren voorheen lastig te beantwoorden met honderdduizenden toetscijfers. Met deze nieuwe mogelijkheden, mits de data aanwezig is, kan een clustermanager vrij eenvoudig zien wat de relatie is tussen op tijd nakijken en studenttevredenheid. We geven onderwijsteams en teamleiders meer mogelijkheden zelf betere analyses te maken en besluiten te nemen.”

Op dit moment is het team bezig een zogeheten plateauplan op te stellen met een visie. Daarnaast zijn gebruikers van verschillende afdelingen ook al als ‘first users’ met Power BI aan de slag. Medio april volgt dan de ‘tweede fase’. Hoe die eruit zal zien kan Marc niet zeggen. “Ik kan een fantastisch verhaal vertellen, maar ik vind het veel belangrijker dat de organisatie dat verhaal zelf maakt. Daarom hebben we een team geformeerd om te zorgen voor communicatie; om awareness bij de domeinen, directeuren, stafhoofden en het College van Bestuur te krijgen. Om ook te bepalen waar de prioriteiten liggen en wat mogelijk is.”

 
 
Ik bemerk hier een enorme drive naar voren. We weten dat we niet perfect zijn, maar willen het wel beter doen. Dat geeft enorm veel energie.
Marc Wijnberg, programmaleider BI Next Level

De overstap naar Power BI vereist ook een andere manier van werken en communiceren. Informatiemanagers, technisch beheerders, controllers zullen afscheid moeten nemen van hun oude manier van werken en hun ‘exceldorado’s’. Hun werkwijze verandert. Naast rapporteren gaan ze nu ook (nog) meer analyseren.

Een grote stap, maar tot dusver zijn de reacties positief. “Ik merk dat er hier bij Inholland een enorme drive naar voren is. We weten wel dat we niet perfect zijn, maar we willen het wel beter doen. Dat geeft enorm veel energie, en is heerlijk om in te werken. Al met al hoop ik dat we met zijn allen meer grip krijgen op wat er gebeurt in de organisatie. Dat we op basis van onze kennis en kunde betere en slimmere dingen kunnen doen.”

Reacties 1 - 2 (2)
Het bericht is verzonden, deze zal worden geplaatst na goedkeuring.
Riet de Jonj
14
November
2016
Als deze informatie voor opleidingen beschikbaar komt met behulp van dit soort plaatjes, zoals getoond in het bericht, dan is dat een snelle manier van informatievoorziening, waar ik blij van word. Wat fijn om feedback naar opleidingen direct beschikbaar te krijgen, dat helpt bij onderwijsvormgeving en uitvoering.
Rienk Su
10
November
2016
Interessant stuk. Ik zou graag meer willen weten over het vierlagenmodel. Goed om te zien dat keuzes zijn gebaseerd op informatie design principes.