Haarlem,
11
januari
2018
|
13:23
Europe/Amsterdam

HRM-systeem HR2day deze week gelanceerd

HR2day+screenshot

Vanaf maandag 8 januari neemt Inholland het moderne en gebruiksvriendelijke HRM-systeem HR2day in gebruik! Daarin zie jij al je eigen HRM-gegevens. Tot en met woensdag 10 januari kun je mutaties invoeren en door je leidinggevende laten goedkeuren voor de salarisverwerking van januari.

Met de lancering van HR2day nemen we afscheid van meerdere HRM-systemen als bron voor HRM-informatie. De personeelsadministratie uit Peoplesoft HRM, de salarisadministratie uit Raet en de verzuimgegevens uit Humannet – ze lopen nu allemaal via HR2day. In dit bericht en ‘walk-in sessies’ op de locaties informeren we je verder over het nieuwe systeem.

Wat betekent dat?
Op de uitzonderingen na die hieronder staan, regel je al je HRM-zaken via HR2day. Je loonstrookje valt niet langer thuis op de mat, maar komt digitaal binnen in HR2day. Je hoeft declaraties niet meer voor de hele maand te verzamelen, maar kunt ze nu per stuk indienen (je mag ze nog steeds verzamelen). En natuurlijk kun je jouw NAW-gegevens inzien en wijzigen via HR2day.

Als leidinggevende of ondersteuner voer je alle ziek- en betermeldingen uit in HR2day (niet langer in Humannet) en registreer je ook alle wijzigingen in instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers in HR2day (niet langer in Peoplesoft). In HR2day maken we geen onderscheid meer naar 'formeel' leidinggevende en PCM-leidinggevende – we hebben één rol voor leidinggevenden in HR2day. Dit zegt niets over je functie, maar wel over of je leidinggevende taken kunt uitvoeren in HR2day.

Daarnaast hebben we veel onnodige goedkeuringen uit de processen gehaald – als jij om een accordering gevraagd wordt, ben jij de enige die die zal geven. Let er bij het goedkeuren van declaraties op het bedrag binnen jouw procuratiegrenzen ligt. Ligt het bedrag van de declaratie boven het bedrag waarvoor je vanuit het procuratiereglement verantwoordelijk bent, dan kun je de declaratie doorsturen naar degene die daar wel over gaat (vaak is dit jouw leidinggevende).

Medewerkers van IVT, WIR, ISO, FZ en PABO kunnen te maken hebben met overwerk en onregelmatigheid. Het indienen daarvan gebeurde via de ATO met een formulier. Vanaf nu voert de medewerker deze uren zelf als declaratie in HR2day in. De leidinggevende hoeft het formulier niet meer te tekenen, maar geeft in HR2day goedkeuring voor deze declaratie. Het indienen van standby-uren verloopt nog op de oude manier via het formulier.

Welke HRM-processen lopen (nog) niet via HR2day?
Kijk voor het volledige overzicht in het document 'Belangrijkste wijzigingen overgang naar HR2day' op het HRM-portaal op Insite.

Alle belangrijkste HRM-zaken zijn nu al overgezet naar HR2day. De komende tijd nemen we het systeem verder in gebruik. We nemen daarbij de volgende stappen:

  • De PCM-cyclus zal de eerste helft van 2018 nog in Peoplesoft geregistreerd worden. Omdat dit schooljaarafhankelijk is, wordt dit pas per september 2018 overgezet naar HR2day.
  • De verlofregistratie blijft nog via de huidige verlofkaart lopen. Omdat dit schooljaarafhankelijk is, wordt dit pas per september 2018 overgezet naar HR2day.
  • Het toekennen van toelages gebeurt nog op de huidige manier via de formulieren in Infofinder. Deze processen worden in de komende maanden toegevoegd aan HR2day.
  • De registratie van het hoogst genoten opleidingsniveau (de beschrijving en classificatie van diploma’s) wordt in januari overgezet naar HR2day. De diploma’s zelf vind je vanaf uiterlijk half januari in het digitale personeelsdossier in HR2day.
  • De Keuzemenu-processen (zoals aankopen- en verkopen van verlof) blijven nog lopen via de formulieren op ABC HRM. Omdat dit gelinkt is aan de verlofregistratie gaat dit pas later live.
  • Met uitzondering van de documenten in de verplichte categorieën worden alle documenten in de personeelsdossiers eerst geschoond voordat ze in de loop van 2018 in HR2day geüpload worden.
  • Als leidinggevende vind je het actuele verzuim van medewerkers in HR2day. De verzuimhistorie van medewerkers moet stuk voor stuk overgezet worden naar HR2day en het duurt nog even voordat dat voltooid is. Deze informatie vind je nog in Humannet, maar nieuwe acties (ziek en beter melden) vervul je gewoon in HR2day.

Eerste keer inloggen
Je kunt inloggen via het HRM-portaal op Insite. Controleer als je voor het eerst inlogt of jouw gegevens allemaal goed zijn overgenomen uit Peoplesoft. Let vooral op de volgende informatie:

  • Standplaats – staat hier de locatie waar je het meeste werkt? Dat heeft invloed op je woon-werkreisafstand en bijbehorende vergoeding en zorgt ervoor dat je minder declaraties voor reiskosten hoeft in te dienen.
  • Verplichte documenten in personeelsdossier (de knop ‘bijlagen’ rechtsboven in je persoonlijke gegevens) – als je hier al iets ziet staan, controleer dan of alle documenten in de vier verplichte categorieën in je digitale personeelsdossier aanwezig zijn (Contracten, Identiteitsbewijs, Loonbelastingverklaring en Opleidingen). Als je hier nog niets ziet staan, dan zijn we nog bezig om jouw documenten over te zetten. Noteer in dat geval in je agenda dat je over een week nog eens kijkt. Half januari zijn we klaar met overzetten. Zie je dan nog niets staan, neem dan contact op met HRM Services. Alle documenten die niet in de vier verplichte categorieën vallen, worden eerst opgeschoond en in de loop van 2018 in HR2day geüpload.

Let op! Zijn er mutaties die meegenomen moeten worden in de salarisverwerking van januari? Zorg er dan voor dat deze op uiterlijk woensdag 10 januari zijn ingediend én dat ze zijn goedgekeurd door je leidinggevende.

Meer informatie
Op het HRM-portaal op Insite vind je ook de belangrijkste wijzigingen van de overgang naar HR2day en de Quick Reference Cards (QRC’s) met meer uitleg over het systeem. Heb je daarnaar gekeken en kom je er nog niet uit? Kom dan langs bij een van de ‘walk-in sessies’ op jouw locatie (zie het overzicht hieronder). Helpt dat ook nog niet? Neem dan contact op met je HRM-adviseur of HRM Services.

Walk-in sessies

locatiedatumtijdruimte
Haarlem11-1-201809.00 - 11.00 uurCentrale hal
Amsterdam11-1-201812.00 - 14.00 uurLobby 3e etage
Diemen11-1-201815.00 - 17.00 uurCentrale hal
Rotterdam15-1-201809.00 - 11.00 uurOntvangstruimte receptie
Delft15-1-201812.00 - 14.00 uurRestaurant
Den Haag15-1-201815.00 - 17.00 uurCentrale hal
Alkmaar16-1-201809.00 - 11.00 uurCentrale hal
Haarlem16-1-201812.00 - 14.00 uurCentrale hal
Den Haag18-1-201809.00 - 11.00 uurCentrale hal
Rotterdam18-1-201812.00 - 14.00 uurOntvangstruimte receptie
Diemen23-1-201809.00 - 11.00 uurCentrale hal
Amsterdam23-1-201812.00 - 14.00 uurLobby 3e etage
Haarlem23-1-201814.00 - 17.00 uurCentrale hal
Reacties 1 - 2 (2)
Het bericht is verzonden, deze zal worden geplaatst na goedkeuring.
Service Center HRM
08
January
2018
Hallo Paulien,

Op dit moment kan je je standplaats enkel nog inzien als je een wijziging invoert in je persoonsgegevens. Als je bent ingelogd in HR2day, ga je naar je Interaction Center. Klik daar op het plusje in de bovenste blauwe balk bij je medewerkergegevens. Je komt dan bij de processen waarmee je een wijziging in je gegevens kunt doorgeven. Klik op persoonsgegevens en dan op werklocatie wijzigen. Vul vervolgens een datum in en klik op gegevens ophalen. Je ziet nu je standplaats en kunt eventueel direct een wijziging doorvoeren als je standplaats niet correct is.

Met vriendelijke groet,
Irene de Jong
Service Center HRM
Paulien van Londen
08
January
2018
Ik kan mijn standplaats niet vinden. Waar in HR2day vind ik die (om te controleren)?

Alvast bedankt.
petra entius
08
January
2018
Beste Pauline,
Dit staat beschreven in de quick reference card voor medewerkers.
https://insite.inholland.nl/organisatie/Diensten/Inhollandhrm/hrmportaal/Pages/default.aspx